Il 1 luglio è la data ufficiale, fissata dal Governo, per la ripartenza di fiere e congressi, ma alcune regioni hanno già visto e vedranno delle ripartenze anticipate grazie allo status di “zona bianca”. In tali zone è infatti consentito lo svolgimento di manifestazioni congressuali con la presenza di pubblico anche prima della fatidica data del 1 luglio 2021 come indicato nelle indicazioni della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome sulle “zone bianche”.
Le regole per i congressi e gli eventi in presenza
Le regole per la ripresa sono quelle già stabilite lo scorso anno per la riapertura precedente e sono principalmente atte a tutelare il distanziamento interpersonale, l’igienizzazione e il rispetto delle normative vigenti.
In particolare, gli aspetti principali riguarderanno i seguenti ambiti:
- Numero massimo di partecipanti. Dovrà essere valutato dagli organizzatori dell’evento in base alla capienza degli spazi in modo da evitare qualsiasi occasione di sovraffollamento e assicurare in qualsiasi momento il distanziamento tra le persone. Per garantire questo dovranno essere predisposti dei sistemi di misurazione degli accessi
- Riorganizzazione degli spazi. Questo include, ad esempio, l’organizzazione di percorsi separati di entrata ed uscita oppure accesso ai servizi, ai desk di segreteria, ecc. I posti in platea dovranno rispettare la distanza minima di 1 metro l’uno dall’altro in tutte le direzioni.
- Massimo rispetto delle norme sanitarie. Dovranno essere messi a disposizione dei partecipanti soluzioni igienizzanti; tutti i dispositivi (quali microfoni, tastiere, mouse, ecc.) dovranno essere sanificati prima e dopo ogni utilizzo e preferibilmente coperti con pellicola alimentare o sanitaria per evitare contaminazioni. Porte e finestre dovranno essere aperte per il ricircolo dell’aria quanto più frequentemente possibile e gli ambienti dovranno essere sanificati al termine di ogni attività di gruppo.
- Obbligo di utilizzo di Dispositivi di Protezione Individuale e presidi: per il momento la mascherina resta obbligatoria sempre e l’organizzatore avrà la possibilità di rilevare la temperatura corporea qualora lo ritenesse necessario, impedendo l’accesso a chi risulterà avere una temperatura superiore ai 37.5°. Per i servizi di guardaroba, tutti gli oggetti e gli indumenti dovranno essere singolarmente riposti in buste di plastica usa e getta.
Procedure digitalizzate
Da anni Project&Communication si impegna per snellire le procedure burocratiche, quali registrazione, questionario ecm, ecc. per ovviare allo spreco di carta e per velocizzare il flusso dei partecipanti agli eventi residenziali. Alla ripresa dei congressi e meeting dal vivo, questi processi saranno non solo consigliati, ma obbligatori per tutti gli organizzatori.
Si rende infatti necessario, oggi più che mai, non creare code ai desk né consentire uno scambio o uso promiscuo di materiale quali penne, brochure e moduli. A tal fine P&C continuerà a erogare quanto più contenuto possibile in formato digitale: dai programmi divulgati via mail o scaricabili con qr code, alla registrazione digitale, dal badge virtuale al questionario ECM da svolgere direttamente online sulla piattaforma formativa anche nel caso di eventi residenziali.
Autunno: la vera ripresa
Il mondo medico e farmaceutico sembra destinato a riprendere le proprie attività più tardi rispetto al settore fieristico/convegnistico: questo perché tante realtà hanno preferito posticipare gli impegni ad un momento in cui si auspica che la sicurezza sia ancora maggiore grazie alla vasta campagna vaccinale.
Nel corso di questo anno e mezzo il settore è stato fortemente colpito e Project&Communication si augura, così come tutta la categoria, di uscire presto dalla situazione di stallo e d’ombra nel quale si sono trovati gli eventi e i congressi. Di questo lungo periodo, però, sicuramente si farà tesoro della digitalizzazione dei processi che continuerà ad essere protagonista di questo mondo. Se prima, infatti, sembrava impossibile o difficile, ora vediamo la possibilità di organizzare eventi ibridi come una realtà quotidiana.
Auspichiamo ad un futuro nel quale ogni evento nazionale o internazionale, grande o piccolo, possa svolgersi in presenza, con un confronto diretto vis-a-vis tra i partecipanti, ma con la possibilità di un aula virtuale alla quale collegarsi da remoto per tutti coloro che per diversi motivi non potranno partecipare dal vivo, migliorando, favorendo ed aumentando in questo modo l’accessibilità e contestualmente riducendo alcuni costi (come quelli di trasferimento) e offrendo sempre e comunque un “prodotto” competitivo e di qualità.
L’evento ibrido sarà quello su cui punteremo dall’autunno 2021, perché nulla può sostituire un incontro di persona, ma abbattere le distanze e andare incontro alle esigenze di tutti non è più una scelta, ma un obbligo.
